Birokrasi merupakan bagian tak terpisahkan dari banyak institusi, termasuk perguruan tinggi. Tujuannya untuk menyelenggarakan sistem administrasi guna memudahkan berbagai proses dan layanan.
Namun dalam beberapa kasus, birokrasi dapat berubah menjadi sebuah “patologi” yang mengganggu efisiensi dan memberikan dampak negatif, terutama pada mahasiswa.
Patologi sendiri merupakan istilah yang digunakan dalam dunia medis yang mempelajari penyakit dan proses terjadinya suatu penyakit. Dalam konteks umum, patologi dimaknakan sebagai penyimpangan yang mungkin saja terjadi, termasuk di dunia pendidikan.
Patologi birokrasi dalam sistem administrasi perguruan tinggi sendiri telah menjadi masalah akut, dan menjadi salah satu masalah yang mempengaruhi pengalaman dan perkembangan akademik mahasiswa di kampus.
Harusnya, tujuan utama dari adanya birokrasi dalam sistem administrasi adalah untuk mempermudah dan menyelenggarakan berbagai urusan administratif dengan cara yang teratur, transparan, dan efisien. Dalam hal ini Birokrasi menyediakan struktur dan tata kelola yang jelas dalam administrasi.
Dengan adanya peraturan, prosedur, dan hierarki yang terdefinisi dengan baik, semua tindakan dan keputusan dapat diarahkan sesuai dengan pedoman yang ada, sehingga mengurangi kebingungan dan ambiguitas. Selain itu, Birokrasi juga membantu menjaga standar dan konsistensi dalam penyelenggaraan layanan dan proses administrasi.
Hal ini memastikan bahwa semua orang diperlakukan dengan adil dan sama di bawah aturan yang berlaku. Sistem birokrasi yang baik harus transparan dan terbuka. Semua proses dan keputusan harus dapat diakses dan dipahami oleh semua pihak terkait. Ini membantu mengurangi potensi korupsi atau penyalahgunaan kekuasaan.
Dengan mengikuti prosedur yang telah ditetapkan, birokrasi dapat meningkatkan efisiensi dalam penyelenggaraan layanan. Proses administrasi yang terstruktur dan terencana membantu menghindari duplikasi pekerjaan dan meminimalkan waktu yang terbuang sia-sia.
Birokrasi berperan penting dalam menciptakan keamanan dan ketertiban. Ketika segala hal berjalan sesuai prosedur dan aturan, risiko terjadinya kekacauan atau kebingungan dapat diminimalkan.
Dalam konteks administrasi, birokrasi harus melindungi hak-hak asasi individu dan mencegah terjadinya penyalahgunaan wewenang. Birokrasi yang baik akan menghormati dan mengakomodasi kebutuhan dan kepentingan semua pihak yang terlibat.
Birokrasi yang baik biasanya berdasarkan pada data dan fakta yang akurat. Ini membantu pengambilan keputusan yang lebih baik dan lebih tepat, serta meminimalkan risiko kesalahan berdasarkan asumsi semata. Meskipun birokrasi memiliki manfaat dalam menyelenggarakan administrasi, terkadang kompleksitas dan ketidak fleksibelannya dapat menyebabkan beberapa hambatan.
Oleh karena itu, penting untuk terus melakukan evaluasi dan perbaikan dalam sistem birokrasi untuk mencapai keseimbangan antara struktur dan efisiensi dalam memberikan pelayanan yang berkualitas bagi semua pihak yang terlibat.
Baca juga: Anak Petani & Pendidikan yang Mengubah Arah
Patologi Birokrasi Buat Mahasiswa Semakin Stres
Sebuah penelitian yang dilakukan oleh Baik dkk pada 2019 lalu mengeksplorasi kompleksitas struktur administrasi perguruan tinggi dan bagaimana hal tersebut dapat menyebabkan hambatan dalam penyampaian layanan administrasi kepada mahasiswa.
Penelitian ini mengidentifikasi bahwa terlalu banyak hirarki dan prosedur yang rumit dapat memperlambat proses pengambilan keputusan dan meningkatkan potensi terjadinya kesalahan administrasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa mahasiswa yang terjebak dalam patologi birokrasi cenderung mengalami tingkat stres yang lebih tinggi, kehilangan motivasi, dan perasaan putus asa dalam mencari solusi.
Pada penelitian lain oleh Ntanos & Boulouta yang meneliti hubungan antara patologi birokrasi dalam sistem administrasi perguruan tinggi dengan kualitas pendidikan yang disediakan oleh institusi tersebut. Mereka menemukan bahwa semakin kompleks dan tidak efisiennya birokrasi, semakin rendah kualitas pendidikan yang dihasilkan, karena fokus pihak-pihak yang terlibat lebih banyak tertuju pada proses administrasi ketimbang pada pengembangan akademik mahasiswa.
Struktur birokrasi yang kompleks dan tata kelola yang tidak efisien dapat membuat proses administrasi menjadi rumit dan panjang. Terkadang, aturan dan persyaratan yang diterapkan mungkin tidak jelas atau saling bertentangan, sehingga mempersulit mahasiswa untuk memahami langkah-langkah yang harus diambil.
Selain itu beberapa sistem birokrasi mungkin memiliki aturan yang kaku dan tidak fleksibel, sehingga sulit untuk menyesuaikan prosedur administrasi dengan kebutuhan individu mahasiswa. Ini dapat menyebabkan mahasiswa menghadapi kesulitan dalam mengatasi situasi khusus yang memerlukan penanganan yang berbeda.
Baca juga: Membangun Prestasi Pendidikan di Tengah Pandemi
Jika proses administrasi masih sangat manual dan tidak terintegrasi dengan baik, maka kemungkinan terjadi duplikasi pekerjaan dan waktu yang terbuang sia-sia. Selain itu, kesalahan dalam penanganan data dan informasi juga dapat terjadi.
Kegagalan perguruan tinggi mengobati patologi birokrasi sistem administrasi, harus menjadi hal paling berbahaya yang dihadapi. Bayangkan saja, kualitas output kampus menurun tajam hanya karena gagal mengatasi masalah sederhana, namun sangat berimpak.
Proses administrasi yang rumit dan memakan waktu dapat menyebabkan biaya tambahan untuk mahasiswa, baik dalam bentuk biaya administrasi maupun waktu yang terbuang. Hal ini dapat mengganggu fokus mereka pada kegiatan akademik dan kemajuan belajar. Dalam hal ini kurangnya komunikasi yang efektif antara berbagai departemen atau unit institusi dapat menyebabkan informasi yang tidak akurat atau terlambat disampaikan kepada mahasiswa.
Hal seperti ini dapat menimbulkan kebingungan dan ketidakpastian dalam proses administrasi. Untuk mengatasi patologi birokrasi tersebut, institusi perlu melakukan reformasi administrasi dengan tujuan meningkatkan efisiensi dan kualitas layanan kepada mahasiswa mulai dari evaluasi sistem administrasi untuk mengidentifikasi hambatan dan permasalahan yang ada, penyederhanaan aturan untuk memperjelas dan menyederhanakan aturan dan persyaratan yang diperlukan dalam proses administrasi serta mengurangi kebingungan bagi mahasiswa, dan perlunya penggunaan teknologi dan sistem informasi yang terintegrasi untuk mempercepat dan menyederhanakan proses administrasi.
Selain hal tersebut, perlu sebuah pemberian pelatihan kepada staf administrasi untuk meningkatkan kemampuan dalam memberikan layanan yang efisien, dan memberikan kesadaran akan pentingnya memberikan pelayanan yang baik, serta memastikan komunikasi yang lancar dan terbuka antara berbagai unit dan departemen dalam institusi.
Dengan melakukan langkah-langkah perbaikan ini, diharapkan patologi birokrasi dapat diatasi dan mahasiswa dapat mengakses layanan administrasi dengan lebih mudah dan efisien.
